Huomioi nämä Jämillä
Kun suunnittelet tapahtuman järjestämistä Jämillä, kannattaa kiinnittää erityishuomiota tiettyihin yksityiskohtiin. Näin tapahtuman järjestäminen on mahdollisimman sujuvaa.
1. Sevitä alueen muut tapahtumat ja käyttö
Selvitä aluksi, onko Jämillä suunnitteilla muita tapahtumia tai laajamittaista toimintaa kyseisenä ajankohtana. Tarkista Jämin tapahtumakalenteri ja ota yhteyttä Jämijärven kuntaan. Kunnassa on usein etukäteen tietoa Jämille suunnitteilla olevista tapahtumista. Selvitä, miten tapahtumasi on sovitettavissa yhteen alueen muiden tapahtumien ja toiminnan kanssa.
2. Varaa tilat
Jämillä järjestettävissä tapahtumissa hyödynnetään usein Jämi Areenan tiloja. Jämillä ja lähialueilla on myös muita tiloja, joita voi hyödyntää tapahtumien järjestämisessä.
3. Hanki luvat alueiden käyttöön
Kaikkiin Jämillä ja muualla Hämeenkankaalla järjestettäviin yli 20 hengen tapahtumiin ja kokoontumisiin anotaan lupa Metsähallitukselta. Ainoastaan sisätiloissa järjestettäviin tilaisuuksiin ei tarvitse hakea lupaa. Tapahtumaluvan käsittelyaika riippuu tapahtuman koosta ja luonteesta. Lupa kannattaa aina hakea mahdollisimman varhain.
Tapahtuma-alueesta riippuen alueiden käytöstä sovitaan myös muiden tahojen, kuten Jämi-Säätiön, kanssa.
4. Hanki muut tarvittavat luvat
Hanki muut tapahtumassa tarvittavat luvat alueen viranomaisilta, kuten pelastuslaitokselta ja poliisilta.
5. Liity verkostoon
Liity mukaan avoimeen Jämi-verkostoon, joka kokoontuu keväisin ja syksyisin.
Jämi-verkoston tarkoituksena on
- parantaa tietoisuutta Jämiin liittyvistä asioista
- tehostaa eri toimijoiden välistä tiedonkulkua
- lisätä eri tapahtumien välistä yhteistyötä ja välttää päällekkäisyyksiä sekä
- luoda eri toimijoiden välille mahdollisuuksia uuden yhteistyön rakentamiseen
6. Hyödynnä paikalliset palveluntarjoajat
Tutustu paikallisten yritysten palveluihin, ja hyödynnä paikallista osaamista kaikissa tapahtuman suunnittelun ja toteutuksen vaiheissa.
7. Kysy kuntaa kumppaniksi
Jämijärven kunnan tavoitteena on kehittää kunnan elinvoimaa ja asukkaiden hyvinvointia tapahtumien avulla. Kunta tukee tapahtumien järjestämistä Jämijärvellä.
8. Huolehdi näkyvyydestä myös paikallisesti
Markkinoi ja tiedota tapahtumasta myös paikallisissa kanavissa, kuten Jämijärven kunnan infonäytöillä ja paikallislehdissä.
Tapahtumajärjestäjän tarkistuslista
Tapahtumajärjestäjän tarkistuslistaan on koottu erilaisten tapahtumien järjestämisesssä huomioitavia asioita. Hyvän suunnittelun ja yhteistyön avulla tapahtumat onnistuvat.
Tapahtumajärjestäjän tarkistuslista on toteutettu osana Leader-rahoitteista Tapahtumaosaamisella virtaa seutukaupunkeihin -hanketta.